Å gi nyansatte en god start er ikke så vanskelig som du tror, selv om alle jobber hjemmefra.

Å finne rett person til stillingen, er bare halve jobben. Et klassisk feilgrep er å bruke både store summer og mye tid på å rekruttere, for deretter å ikke gi den nyansatte en god nok introduksjon og opplæring.

Dette er ofte en viktig årsak til at selskaper opplever høy turnover, eller ikke får like mye ut av nyansatte som de hadde sett for seg – i hvert fall ikke på en god stund. God onboarding er en helt sentral forutsetning for å lykkes som selskap.

Med dette som bakgrunn, hva skal du gjøre nå som du kanskje ikke engang jobber i samme bygning som de nye ansatte? Når alle jobber hjemmefra, gjør ikke det onboarding desto vanskeligere?

Ifølge onboarding-ekspert Amin Fard er det faktisk ikke like stor krise som du kanskje skulle tro.

Onboardingens 6 essensielle C-er

Amin Fard var med på å starte, og er daglig leder for, det digitale onboarding-verktøyet Preppio, som brukes av blant annet Oslokommune, Domino’s Pizza og Lyse. Han er i tillegg i ferd med å utgi en bok om emnet, med hjelp av Dr. Talya Bauer som har forsket på onboarding i mange år.

Fard forteller at de har snakket med hundrevis av HR-ansvarlige og nyansatte for å kartlegge hva som kjennetegner god onboarding, og trekker fram onboardingens 6 c-er:

• Compliance – Grunnleggende opplæring og papirarbeid.

• Connection – Eierskap til jobben og et godt forhold til kollegene.

• Culture – Å forstå hvordan selskapets interne kultur fungerer.

• Confidence – Å kjenne seg trygg på arbeidsplassen og sin egen evne til å lykkes.

• Clarification – Å forstå hva som forventes av deg.

• Checkback – At nyansatte blir lyttet til, og at dette brukes til å kontinuerlig forbedre onboardingprosessen.

– Mange tenker at de har et HR-system og en læringsplattform, og at onboarding dermed er i orden, men det dekker bare compliance-biten, sier Fard, og viser til at det er hele fem andre punkter som må adresseres.

Konsekvensene kan bli at en dyr rekrutteringsprosess i praksis blir bortkastet, fordi den nyansatte ikke føler seg hjemme, og søker seg til en ny arbeidsgiver etter bare noen måneder.

Dette gjelder nok ikke minst for selgerroller, som gjerne kjennetegnes av både høyt ambisjonsnivå, rastløshet og lav terskel for å skifte jobb. God onboarding blir dermed desto viktigere.

Utfordringene med onboarding fra hjemmekontoret

Mens alle seks c-er er viktige, er det to som blir spesielt hardt rammet av den plutselige økningen av hjemmekontor.

– Culture og connection er nok de vanskeligste aspektene med å onboarde fra hjemmekontoret. Dette er ting du vanligvis ville plukket opp implisitt, men mister når ikke du er fysisk sammen med resten, sier Fard.

Han viser til skrekkeksempler hos virkelig store selskaper som ansetter flere hundre i måneden, der noen faktisk har blitt fullstendig glemt. Mens det neppe er realistisk for de fleste, understreker han viktigheten av å erstatte fysiske kulturbyggende tiltak med alternative varianter:

– Selv om det kan føles litt rart, er det viktig å legge opp til litt sosiale ting digitalt, som kaffeprat eller at alle deler et bilde og noen interesser i sosiale grupper på nett. Risikoen er at du fort bare blir sittende og gjøre jobben når du jobber hjemmefra, som kan fungere fint når du har vært der i noen år, mens nyansatte faller utenfor.

Han foreslår også å bruke litt penger på tiltak som rett og slett viser at du bryr deg, som å sende en Foodora-leveranse på døra til lunsj første dagen.

– De 200 kronene er jo ingenting med tanke på hva den ansatte koster bedriften gjennom hele livsløpet, samtidig som den ansatte blir veldig glad. Kanskje vil han til og med dele det på LinkedIn, sier Fard.

Gode prosesser er hemmeligheten

Fard er tydelig på at det ofte ikke er så viktig nøyaktig hva du gjør, så lenge du viser at du bryr deg og at det ligger en strukturert prosess og gode verktøy bak det hele. Det er en forutsetning for at prosessen som er riktig for ditt selskap faktisk blir gjennomført.

Det er når onboarding blir nedprioritert, eller i for stor grad blir avhengig av tilfeldigheter, at du risikerer å miste folk.

– Ansetter du én person i måneden, kan du fint jobbe strukturert uten for mange hjelpemidler. Er du oppe i 50–100 blir verktøy som Preppio verdifullt, rett og slett fordi det gir høyere ROI med tanke på hvor mye tid du sparer, sier Fard.

Her handler det altså om å gi faste påminnelser til ansvarlige ledere, oppfordre nyansatte til å dele informasjon om seg selv, levere viktig informasjon til riktig tid, og så videre. Klarer du å bygge en fast rutine for hva en onboarding-prosess skal innebære, i tillegg til å hente feedback for stadig å forbedre den, er du på god vei.

Slik blir det mulig å gjøre god onboarding, uansett om dere er fysisk på kontoret eller ikke.